Эффективное письмо — этому не учат в школе

Около 89% пользователей ежедневно тратят до часа времени на «расшифровку» сумбурных, неграмотных и непонятных почтовых сообщений.

Проведенное компанией Information Mapping исследование показало, что мы тратим уйму времени впустую, читая «неэффективно» написанные письма. Основные проблемы — плохо структурированный контент (16%), слишком длинный текст (15%), грамматические ошибки (14%), в письме трудно идентифицировать критически важную информацию (13%), отсутствие темы письма (9%) и — самое главное — отсутствие указания, как нужно реагировать на письмо (17%).

Около 80% пользователей, которые участвовали в опросе компании Information Mapping, назвали навык написания электронных писем очень важным для эффективного выполнения своей работы. Две трети менеджеров тратят от одного до трех часов в день на написание писем, а еще больше времени тратится на чтение корреспонденции. Бывает, что на электронную почту уходит до 75% рабочего времени.

В то же время очевидно, что не все пользователи в полной мере владеют этим навыком. Возможно, из-за ускорения коммуникаций мы постепенно теряем искусство эффективной деловой переписки.

Исследование показало, что 70% пользователей ежедневно читают 20 и более писем. Что характерно, на этот процесс затрачивается очень много времени — до шести часов. Абсолютное большинство (89% респондентов) признались, что ежедневно тратят до часа времени на «расшифровку» сумбурных, неграмотных и непонятных почтовых сообщений из папки Inbox.

Из-за неграмотности своих сотрудников корпорации теряют миллиарды долларов. В свое время Национальная комиссия по грамотности (National Commission on Writing) оценила ущерб для американских корпораций в $3,1 млрд ежегодно.

Недавно проведенный опрос среди руководителей фирм показал, что они тоже считают это одной из главных проблем в бизнесе. По мнению руководителей, 80% их сотрудников нуждаются в улучшении навыков письма. Если бы в России проводились курсы повышения «почтовой грамотности», туда смело можно было бы отправить половину офисных сотрудников, если не больше.

1 ноября 2005

http://www.webplanet.ru/